Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện, thủ tục, cách thức thực hiện như thế nào là nội dung được Nhà đầu tư quan tâm. Để thực hiện thành lập văn phòng được chuyên nghiệp nhất nhà đầu tư nên tham vấn ý kiến luật sư. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của Luật Đức An - 090 220 1233

I. Khái quát chung về Văn phòng đại diện và thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

1. Quyền được thành lập Văn phòng  đại diện tại Việt Nam( Điều 3 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam):

• Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Quyền và lợi ích của Văn phòng đại diện ( Điều 17 Luật thương mại 2005):

Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dung cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.

Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

3. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện ( Điều 18 Luật thương mại 2005):

Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam

Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật thương mại cho phép.

Không được giao kết hợp đồng, sử đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp khác được quy định tại Luật thương mại.

Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các nghĩa vụ  khác theo quy định vủa pháp luật.

4. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ( Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

5. Bộ máy quản lý của Văn phòng đại diện ( Điều 27 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

• Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện, Chi nhánh do thương nhân nước ngoài quyết định.
• Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

6. Trụ sở của Văn phòng đại diện ( Điều 28 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

7. Tên Văn phòng đại diện ( Điều 29 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

 Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện và cụm từ “Chi nhánh” đối với Chi nhánh.

Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện, Chi nhánh phát hành.

8, Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện ( Điều 30 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

• Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

9, Chế độ báo cáo hoạt động  ( Điều 32 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

10. Người đứng đầu Văn phòng đại diện ( Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

11.Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ( Điều 9 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

12. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ( Điều 10 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

• Hồ sơ 01 bộ bao gồm:
• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và quy định pháp luật có liên quan.

13.  Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện ( Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam )

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viênvà trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

II. Dịch vụ Văn phòng đại diện tại Việt Nam của Công ty luật TNHH Đức An:

1. Phạm vi công việc thực hiện:

• Tư vấn chức năng, tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với nguyện vọng của khách hàng;

• Tư vấn việc chọn địa điểm đặt Văn phòng đại diện;

• Tư vấn chuẩn bị các giấy tờ cần thiết của công ty nước ngoài và tại Việt Nam;

• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ;

• Đại diện làm việc tại các Cơ quan nhà nước, đại diện xử lý các vấn đề, vướng mắc nếu có liên quan;

• Tư vấn hỗ trợ khách hàng làm dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, công bố việc lập Công ty đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo luật định;

2. Phí dịch vụ: Theo thoả thuận

3. Liên hệ đặt dịch vụ:

 Cách thức thực hiện

Khách hàng có nhu cầu vui lòng liên hệ qua số điện thoại 0902201233 để đặt lịch tư vấn.

Việc tư vấn được thực hiện tại văn phòng công ty Luật TNHH Đức An, địa chỉ số 64B Nguyễn Viết Xuân, phường Khương Mai, quận Thanh Xuân, Hà Nội.

Khách hàng cung cấp hồ sơ, tài liệu và yêu cầu tư vấn cho luật sư; thanh toán phí tư vấn và nhận kết quả tư vấn.

Trân trọng!

Luật Đức An chất lượng và uy tín.

CÔNG TY LUẬT TNHH ĐỨC AN

Giám đốc: Luật sư PHẠM THỊ BÍCH HẢO

Địa chỉ: 64B, Nguyễn Viết Xuân, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội

ĐT liên hệ:  0902201233

Web: www.luatducan.vn