Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành. Việc thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động quản trị, điều hành mà còn liên quan trực tiếp đến thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do đó cần được đăng ký kịp thời

1. Quy định pháp luật liên quan đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; đại diện doanh nghiệp trước Tòa án, Trọng tài và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác.

Đồng thời, Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 xác định thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung bắt buộc của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020.

Từ ngày 01/7/2025, trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

2.1. Người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi

Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật được xác định tùy theo loại hình doanh nghiệp và từng trường hợp cụ thể.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, người ký là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty. Trường hợp người đang giữ chức danh này đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì người ký sẽ là Chủ tịch mới được bổ nhiệm hoặc bầu.

Đối với công ty cổ phần, người ký là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị cũng là người đại diện theo pháp luật thì người ký là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình, người được ủy quyền hợp pháp sẽ ký giấy đề nghị. Nếu không có người được ủy quyền hoặc người giữ chức danh này rơi vào các trường hợp như chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ…, thì người được bầu tạm thời giữ chức danh Chủ tịch theo quy định của Luật Doanh nghiệp sẽ là người ký hồ sơ.

Đối với công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, nếu chủ sở hữu không đủ điều kiện thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật thì người được ủy quyền hoặc người đại diện theo Điều 78 Luật Doanh nghiệp 2020 sẽ là người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi.

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện đồng thời việc thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung đăng ký doanh nghiệp khác (trừ trường hợp thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên), người ký hồ sơ là cá nhân có thẩm quyền theo các trường hợp nêu trên.

2.2. Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của:
  • Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên);
  • Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên);
  • Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), tùy theo việc thay đổi có làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hay không.

Trong trường hợp đặc biệt, khi người đại diện theo pháp luật là thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên thuộc các trường hợp không còn khả năng thực hiện chức vụ theo quy định pháp luật, nghị quyết của Hội đồng thành viên có thể được thay thế bằng văn bản xác nhận tình trạng pháp lý tương ứng. Khi đó, thành viên còn lại của công ty là người có thẩm quyền ký giấy đề nghị.

Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục, hồ sơ cần kèm theo các giấy tờ ủy quyền tương ứng. Văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức hoặc đơn vị bưu chính, cần bổ sung hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ theo quy định.

Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử. Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ phải kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của người ủy quyền.

2.3. Nơi nộp hồ sơ và thời hạn giải quyết

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử.

Hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, bao gồm Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Đối với hồ sơ nộp qua mạng, người nộp hồ sơ thực hiện kê khai, ký số hoặc ký xác thực và thanh toán lệ phí trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Kết quả giải quyết được trả dưới dạng điện tử thông qua tài khoản đăng ký.

3. Yêu cầu và điều kiện thực hiện thủ tục

Khi đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải bảo đảm việc kê khai thông tin cá nhân chính xác, đầy đủ theo dữ liệu định danh cá nhân. Trường hợp hệ thống kết nối dữ liệu dân cư bị gián đoạn hoặc cá nhân chưa có số định danh, hồ sơ phải kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ.

Hồ sơ chỉ được tiếp nhận khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về thành phần hồ sơ, thông tin kê khai, số điện thoại liên hệ và việc nộp đủ phí, lệ phí theo quy định. Đối với hồ sơ nộp qua mạng, toàn bộ tài liệu phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và được ký số hoặc ký xác thực hợp lệ.

Công ty luật TNHH Đức An

VĂN PHÒNG GIAO DỊCH: Số 64b, phố Nguyễn Viết Xuân, phường Phương Liệt, Hà Nội

 

Giám đốc Luật sư Phạm Thị Bích Hảo

Liên hệ luật sư 090 220 1233 

Web: www.luatducan.vn

Youtube: Luật sư Phạm Thị Bích Hảo

Email: luatsubichhao@gmail.com